Elementos que constituyen los documentos de un Sistema Integrado de Gestión

En algunas empresas me encontrado que las personas a cargo de los sistemas de gestión: Sistema de Gestión de la Calidad, o Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo o el mismo Sistema Integrado de Gestión, no tienen muy claro cuales son los tipos de documentos que conforman dichos sistema. Esta situación es muy entendible, ya que si se busca en internet que documentos conforman un sistema de gestión específico, el resultado es un verdadero Galimatías de documentos.

Adicionalmente, me he encontrado que aún teniendo claro que documentos conforman el sistema de gestión, en pocas ocasiones se tiene la certeza de cuales son los elementos que constituyen cada uno de dichos documentos.

Teniendo en cuenta estos aspectos, se pueden cometer varios errores: 

• Primer error: Seleccionar muy pocos tipos de documentos para describir y controlar el sistema, por ejemplo, considerar que todo se puede expresar a través de un procedimiento, lo cual limita sobremanera a las personas que tienen a cargo la documentación.
• Segundo error: Seleccionar muchos tipos de documentos para el sistema, lo cual genera parálisis por análisis al momento de seleccionar uno para expresar una condición o situación específica.
• Tercer error: Llenar los documentos con cualquier cantidad de elementos, los cuales en la práctica resultan entregando una información redundante para el usuario, lo cual no deja de ser muy fastidioso. Además, para las personas que elaboran el documento es difícil decidir que "colocar" en cada elemento. El caso típico es el documento que tienen simultáneamente: objetivos, propósito, justificación, visión, entre otros elementos similares.
• Cuarto error: Pecar por defecto, dejando a los documentos sin suficientes elementos para poder expresar toda la información relevante, o peor aun incluyéndola en cualquier apartado por lo rígido del estándar establecido.   

Por supuesto, para gustos... los colores, y existen múltiples configuraciones de tipos de documentos para cada uno de los sistemas de gestión y de elementos que conforman dichos documentos.

En este orden de ideas, y con el propósito de facilitarle la vida a mis clientes, he decidido construir una matriz en Excel en la cual, cada columna representan un documentos del sistema de gestión (he decidido, por espacio limitarme a tres sistemas: Sistema de Gestión de la Calidad: SGC, Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo: SG-SST y Sistema Integrado de Gestión: SIG) y cada fila presenta un elementos que ser parte constitutiva del documento. Las elementos están separados en: elementos introductorios, desarrollo y elementos de cierre.

En cada una de las celdas de la matriz expongo que tan relevante, según mi criterio, es el elemento para el documento correspondiente y cuando se usa y cuando no.

Al final de las columnas, en los comentarios, doy una breve descripción de los documentos y cuando se usan y al extremo de las filas hago lo mismo con los diferentes elementos.

En el extremo inferior de la hoja coloqué ejemplos típicos de aplicación de cada uno de los documentos.

Espero que el documento que puede bajar del siguiente link, le sea de utilidad.

http://www.pearltrees.com/s/file/download/117086573/

La implementación del SG-SST... una obligación, o una oportunidad

En Colombia, el decreto 1443 de 2014 obliga a las empresas a implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: SG-SST, lo cual implica un cambio radical en la tendencia que hasta el momento seguían la mayoría de las empresas, que consistía en instrumentalizar un Programa de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.

Si bien para la mayoría de las empresas esta obligación de ley puede convertirse en una carga onerosa, también pude convertirse en la oportunidad de implementar, casi con el mismo esfuerzo, el sistema de Gestión de la Calidad. De hecho, muchas de las herramientas necesarias para implementar el SG-SST se pueden diseñar, con algo de cuidado, para que cumplan con las especificaciones del Sistema de Gestión de la Calidad.

Algunos de los elementos comunes entre el SG-SST y el SGC, son:

• Procedimiento de gestión  de documentos.
• Procedimiento de gestión de registros.
• Procedimiento para la gestión de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
• Diseño y gestión de indicadores.
• Procedimiento de gestión de proveedores y contratistas.
• Métodos de análisis y solución de problemas.
• Procedimientos de gestión del cambio.
• Auditorías internas.
• Auditorías externas.

Por supuesto, un sistema de gestión no sólo es una colección de herramientas e instrumentos, por lo que todo el esfuerzo que realiza la empresa para generar una cultura, implementar, evaluar y mejorar un sistema de gestión, perfectamente se puede aprovechar para implementar simultáneamente otro, en este caso el Sistema de Gestión de la Calidad, siempre y cuando este ya esté documentado.

Concluyendo, implementar un sistema de gestión, en este caso el SG-SST que es de carácter obligatorio, involucra unos costos en dinero y tiempo del personal que, si se actúa inteligentemente, y un poco de esfuerzo adicional, se puede implementar simultáneamente el Sistema de Gestión de la Calidad.

 

Los errores más comunes en el diseño de indicadores de gestión

Mi experiencia en la construcción de indicadores de gestión en las empresas y como docente de la cátedra "Indicadores de Gestión", en varias de las especializaciones de la Universidad Pontificia Bolivariana, me ha mostrado cuales son los errores más comunes que se cometen al diseñar indicadores. Estos son:

• Medir una variable con la expresión matemática que muestra el concepto contrario: Por ejemplo, en el indicador, Cumplimiento de los Proveedores...

Bienvenidos

Hola, sea bienvenido a mi primer Blog, en el cual deseo expresar mis ideas sobre diferentes metodologías y herramientas de uso en la gestión empresarial. 

Adicionalmente, deseo compartir diferentes recursos y enlaces sobre gestión integral, que pueden ser de su interés, específicamente me enfocaré en los siguientes temas:

• Direccionamiento estratégico.
• Planeación estratégica.
• Hoshin Kanri.
• Balanced Scorecard.
• Otras herramientas y metodologías de direccionamiento.

• Gestión del día a día.
• Gestión de Procesos.
• Gestión de Servicios.
• Gestión de Proyectos.
• Indicadores de Gestión.
• Sistemas de Gestión de la Calidad.
• Otras herramientas y metodologías de gestión de la rutina.

• Proceso de Transformación Cultural.
• Gestión del Talento Humano.
• Gestión de Formación Empresarial.
• Desarrollo de Habilidades de Gestión.
• Proyecto de Vida.
• Otras herramientas y metodologías de que aporten a la transformación cultural.

Espero que este blog sea de su agrado.