La implementación del SG-SST... una obligación, o una oportunidad

En Colombia, el decreto 1443 de 2014 obliga a las empresas a implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: SG-SST, lo cual implica un cambio radical en la tendencia que hasta el momento seguían la mayoría de las empresas, que consistía en instrumentalizar un Programa de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.

Si bien para la mayoría de las empresas esta obligación de ley puede convertirse en una carga onerosa, también pude convertirse en la oportunidad de implementar, casi con el mismo esfuerzo, el sistema de Gestión de la Calidad. De hecho, muchas de las herramientas necesarias para implementar el SG-SST se pueden diseñar, con algo de cuidado, para que cumplan con las especificaciones del Sistema de Gestión de la Calidad.

Algunos de los elementos comunes entre el SG-SST y el SGC, son:

• Procedimiento de gestión  de documentos.
• Procedimiento de gestión de registros.
• Procedimiento para la gestión de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
• Diseño y gestión de indicadores.
• Procedimiento de gestión de proveedores y contratistas.
• Métodos de análisis y solución de problemas.
• Procedimientos de gestión del cambio.
• Auditorías internas.
• Auditorías externas.

Por supuesto, un sistema de gestión no sólo es una colección de herramientas e instrumentos, por lo que todo el esfuerzo que realiza la empresa para generar una cultura, implementar, evaluar y mejorar un sistema de gestión, perfectamente se puede aprovechar para implementar simultáneamente otro, en este caso el Sistema de Gestión de la Calidad, siempre y cuando este ya esté documentado.

Concluyendo, implementar un sistema de gestión, en este caso el SG-SST que es de carácter obligatorio, involucra unos costos en dinero y tiempo del personal que, si se actúa inteligentemente, y un poco de esfuerzo adicional, se puede implementar simultáneamente el Sistema de Gestión de la Calidad.

 

Las APIMAs: Acciones Para Impulsar la Mejora y el Aprendizaje

A través de mi experiencia como consultor en Sistemas Integrados de Gestión, me he encontrado que en el manejo de las acciones correctivas, preventivas o de mejora que se generan en el quehacer diario de la organización, se presentan algunos de los siguientes problemas:

• No es clara la diferencia entre las tres clases de acciones: correctivas, preventivas y de mejora y por lo tanto su manejo es indiferenciado.
• No hay un sólo responsable de hacer control de las acciones correctivas, preventivas y de mejora (no me refiero a la ejecución de las acciones, sino de hacer el control de su ejecución) por lo que la responsabilidad recae en varios actores y al realizar la revisión por la dirección o una auditoría se presenta un caos total.
• Por lo general, de las inspecciones, auditorías, investigaciones de accidentes, revisiones por la dirección, entre otros instrumentos, se generan Planes de Acción que dan como resultados acciones correctivas, preventivas o de mejora. Lamentablemente, estos planes de acción, en muchas ocasiones se quedan sólo en eso, planes, por no existir una herramienta que permita hacer el control de su ejecución en forma centralizada.
• En ocasiones se generan acciones correctivas, preventivas o de mejora para solucionar situaciones de poca importancia o de muy sencilla y garantizable solución, las cuales podríamos llamar contingencias o anomalías. Generar acciones correctivas, preventivas o de mejora para anomalías o contingencias, lo único que hace es congestionar el sistema.

Debido a lo anterior, en las organizaciones en las que realizo mi trabajo, he diseñado e implementado dos herramientas que han probado su efectividad. Una es el formato APIMA: Acción Para Impulsar la Mejora y el Aprendizaje, con el cual busco generar la conciencia del por qué y para qué se generan acciones correctivas, preventivas y de mejora.

A continuación encontrarán el formato de APIMAs que utilizo para el control y la mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

La segunda herramienta es un registro en excel que me permite hacer el control de las APIMAs y generar, casi que automáticamente, los resultados y gráficas de los siguientes indicadores de gestión:

• Índice de cumplimiento por período de APIMAs, acciones correctivas, preventivas y de mejora.
• Índice de ejecución por período de AOIMAs, acciones correctivas, preventivas y de mejora.
• Eficacia en el cierre de las APIMAs.
• Efectividad en el cierre de las APIMAs.

Ejemplo:

En otro post compartiré el instructivo para el diligenciamiento del Formato APIMAs y posteriormente el registro para el control de las mismas.