A través de mi experiencia como consultor en Sistemas Integrados de Gestión, me he encontrado que en el manejo de las acciones correctivas, preventivas o de mejora que se generan en el quehacer diario de la organización, se presentan algunos de los siguientes problemas:
- No es clara la diferencia entre las tres clases de acciones: correctivas, preventivas y de mejora y por lo tanto su manejo es indiferenciado.
- No hay un sólo responsable de hacer control de las acciones correctivas, preventivas y de mejora (no me refiero a la ejecución de las acciones, sino de hacer el control de su ejecución) por lo que la responsabilidad recae en varios actores y al realizar la revisión por la dirección o una auditoría se presenta un caos total.
- Por lo general, de las inspecciones, auditorías, investigaciones de accidentes, revisiones por la dirección, entre otros instrumentos, se generan Planes de Acción que dan como resultados acciones correctivas, preventivas o de mejora. Lamentablemente, estos planes de acción, en muchas ocasiones se quedan sólo en eso, planes, por no existir una herramienta que permita hacer el control de su ejecución en forma centralizada.
- En ocasiones se generan acciones correctivas, preventivas o de mejora para solucionar situaciones de poca importancia o de muy sencilla y garantizable solución, las cuales podríamos llamar contingencias o anomalías. Generar acciones correctivas, preventivas o de mejora para anomalías o contingencias, lo único que hace es congestionar el sistema.
Debido a lo anterior, en las organizaciones en las que realizo mi trabajo, he diseñado e implementado dos herramientas que han probado su efectividad. Una es el formato APIMA: Acción Para Impulsar la Mejora y el Aprendizaje, con el cual busco generar la conciencia del por qué y para qué se generan acciones correctivas, preventivas y de mejora.
A continuación encontrarán el formato de APIMAs que utilizo para el control y la mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
La segunda herramienta es un registro en excel que me permite hacer el control de las APIMAs y generar, casi que automáticamente, los resultados y gráficas de los siguientes indicadores de gestión:
- Índice de cumplimiento por período de APIMAs, acciones correctivas, preventivas y de mejora.
- Índice de ejecución por período de AOIMAs, acciones correctivas, preventivas y de mejora.
- Eficacia en el cierre de las APIMAs.
- Efectividad en el cierre de las APIMAs.
Ejemplo:
En otro post compartiré el instructivo para el diligenciamiento del Formato APIMAs y posteriormente el registro para el control de las mismas.
