En algunas empresas me encontrado que las personas a cargo de los sistemas de gestión: Sistema de Gestión de la Calidad, o Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo o el mismo Sistema Integrado de Gestión, no tienen muy claro cuales son los tipos de documentos que conforman dichos sistema. Esta situación es muy entendible, ya que si se busca en internet que documentos conforman un sistema de gestión específico, el resultado es un verdadero Galimatías de documentos.
Adicionalmente, me he encontrado que aún teniendo claro que documentos conforman el sistema de gestión, en pocas ocasiones se tiene la certeza de cuales son los elementos que constituyen cada uno de dichos documentos.
Teniendo en cuenta estos aspectos, se pueden cometer varios errores:
- Primer error: Seleccionar muy pocos tipos de documentos para describir y controlar el sistema, por ejemplo, considerar que todo se puede expresar a través de un procedimiento, lo cual limita sobremanera a las personas que tienen a cargo la documentación.
- Segundo error: Seleccionar muchos tipos de documentos para el sistema, lo cual genera parálisis por análisis al momento de seleccionar uno para expresar una condición o situación específica.
- Tercer error: Llenar los documentos con cualquier cantidad de elementos, los cuales en la práctica resultan entregando una información redundante para el usuario, lo cual no deja de ser muy fastidioso. Además, para las personas que elaboran el documento es difícil decidir que "colocar" en cada elemento. El caso típico es el documento que tienen simultáneamente: objetivos, propósito, justificación, visión, entre otros elementos similares.
- Cuarto error: Pecar por defecto, dejando a los documentos sin suficientes elementos para poder expresar toda la información relevante, o peor aun incluyéndola en cualquier apartado por lo rígido del estándar establecido.
Por supuesto, para gustos... los colores, y existen múltiples configuraciones de tipos de documentos para cada uno de los sistemas de gestión y de elementos que conforman dichos documentos.
En este orden de ideas, y con el propósito de facilitarle la vida a mis clientes, he decidido construir una matriz en Excel en la cual, cada columna representan un documentos del sistema de gestión (he decidido, por espacio limitarme a tres sistemas: Sistema de Gestión de la Calidad: SGC, Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo: SG-SST y Sistema Integrado de Gestión: SIG) y cada fila presenta un elementos que ser parte constitutiva del documento. Las elementos están separados en: elementos introductorios, desarrollo y elementos de cierre.
En cada una de las celdas de la matriz expongo que tan relevante, según mi criterio, es el elemento para el documento correspondiente y cuando se usa y cuando no.
Al final de las columnas, en los comentarios, doy una breve descripción de los documentos y cuando se usan y al extremo de las filas hago lo mismo con los diferentes elementos.
En el extremo inferior de la hoja coloqué ejemplos típicos de aplicación de cada uno de los documentos.
Espero que el documento que puede bajar del siguiente link, le sea de utilidad.
http://www.pearltrees.com/s/file/download/117086573/
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