Modelo de Implementación del SG-SST. Decreto 1072

A raíz del cambio en la legislación colombiana (el decreto 1443 de 2014 ha sido reemplazado por el decreto 1072 de 2015) y debido a que varias personas me han solicitado mejorar la presentación del Modelo de Implementación del SG-SST (para poder verlo con más detalles) , he decidido publicarlo a través del siguiente link, en el cual se puede visualizar:

http://www.pearltrees.com/private/id14846129/item158433449?access=157c79c241d.e288b1.70975d7804b38cbe0905465ac3134d31

Si se desea bajar el documento, se debe usar el siguiente link:

http://www.pearltrees.com/s/file/download/117870360/

Espero que le sea de utilidad.

Elementos que constituyen los documentos de un Sistema Integrado de Gestión

En algunas empresas me encontrado que las personas a cargo de los sistemas de gestión: Sistema de Gestión de la Calidad, o Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo o el mismo Sistema Integrado de Gestión, no tienen muy claro cuales son los tipos de documentos que conforman dichos sistema. Esta situación es muy entendible, ya que si se busca en internet que documentos conforman un sistema de gestión específico, el resultado es un verdadero Galimatías de documentos.

Adicionalmente, me he encontrado que aún teniendo claro que documentos conforman el sistema de gestión, en pocas ocasiones se tiene la certeza de cuales son los elementos que constituyen cada uno de dichos documentos.

Teniendo en cuenta estos aspectos, se pueden cometer varios errores: 

• Primer error: Seleccionar muy pocos tipos de documentos para describir y controlar el sistema, por ejemplo, considerar que todo se puede expresar a través de un procedimiento, lo cual limita sobremanera a las personas que tienen a cargo la documentación.
• Segundo error: Seleccionar muchos tipos de documentos para el sistema, lo cual genera parálisis por análisis al momento de seleccionar uno para expresar una condición o situación específica.
• Tercer error: Llenar los documentos con cualquier cantidad de elementos, los cuales en la práctica resultan entregando una información redundante para el usuario, lo cual no deja de ser muy fastidioso. Además, para las personas que elaboran el documento es difícil decidir que "colocar" en cada elemento. El caso típico es el documento que tienen simultáneamente: objetivos, propósito, justificación, visión, entre otros elementos similares.
• Cuarto error: Pecar por defecto, dejando a los documentos sin suficientes elementos para poder expresar toda la información relevante, o peor aun incluyéndola en cualquier apartado por lo rígido del estándar establecido.   

Por supuesto, para gustos... los colores, y existen múltiples configuraciones de tipos de documentos para cada uno de los sistemas de gestión y de elementos que conforman dichos documentos.

En este orden de ideas, y con el propósito de facilitarle la vida a mis clientes, he decidido construir una matriz en Excel en la cual, cada columna representan un documentos del sistema de gestión (he decidido, por espacio limitarme a tres sistemas: Sistema de Gestión de la Calidad: SGC, Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo: SG-SST y Sistema Integrado de Gestión: SIG) y cada fila presenta un elementos que ser parte constitutiva del documento. Las elementos están separados en: elementos introductorios, desarrollo y elementos de cierre.

En cada una de las celdas de la matriz expongo que tan relevante, según mi criterio, es el elemento para el documento correspondiente y cuando se usa y cuando no.

Al final de las columnas, en los comentarios, doy una breve descripción de los documentos y cuando se usan y al extremo de las filas hago lo mismo con los diferentes elementos.

En el extremo inferior de la hoja coloqué ejemplos típicos de aplicación de cada uno de los documentos.

Espero que el documento que puede bajar del siguiente link, le sea de utilidad.

http://www.pearltrees.com/s/file/download/117086573/

Las dificultades de la medición y del uso de los indicadores de gestión

Aunque normalmente alimento este este blog con material propio, en esta oportunidad quiero compartir un artículo sobre las dificultades de la medición y el uso de indicadores de gestión que refleja con bastante precisión lo que siento al respecto y lo que he podido observar en las empresas en las que he estado prestando mis servicios como consultor de gestión integral.

La interrogante de la medición: Indicadores de gestión. 

¿Qué es realmente un proceso?

A continuación podrán observar un vídeo en el cual explico que es un proceso.

Esta exposición surgió espontáneamente durante una conferencia sobre presentaciones efectivas, dirigido principalmente a docentes de la Escuela de Ingeniería de Antioquia, donde la expositora, la Doctora Gloria Villegas (excelente facilitadora), deseaba dejar en claro su argumento, "lo más importante para un docente o expositor es la capacidad de transmitir un concepto sin la necesidad de recurrir a ayudas audiovisuales sofisticadas" y me seleccionó del público para que, sólo con tablero y marcador, expusiera alguno de los conceptos que transmito en mis clases. Este es el resultado.

Espero sea de su agrado.

La implementación del SG-SST... una obligación, o una oportunidad

En Colombia, el decreto 1443 de 2014 obliga a las empresas a implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: SG-SST, lo cual implica un cambio radical en la tendencia que hasta el momento seguían la mayoría de las empresas, que consistía en instrumentalizar un Programa de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.

Si bien para la mayoría de las empresas esta obligación de ley puede convertirse en una carga onerosa, también pude convertirse en la oportunidad de implementar, casi con el mismo esfuerzo, el sistema de Gestión de la Calidad. De hecho, muchas de las herramientas necesarias para implementar el SG-SST se pueden diseñar, con algo de cuidado, para que cumplan con las especificaciones del Sistema de Gestión de la Calidad.

Algunos de los elementos comunes entre el SG-SST y el SGC, son:

• Procedimiento de gestión  de documentos.
• Procedimiento de gestión de registros.
• Procedimiento para la gestión de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
• Diseño y gestión de indicadores.
• Procedimiento de gestión de proveedores y contratistas.
• Métodos de análisis y solución de problemas.
• Procedimientos de gestión del cambio.
• Auditorías internas.
• Auditorías externas.

Por supuesto, un sistema de gestión no sólo es una colección de herramientas e instrumentos, por lo que todo el esfuerzo que realiza la empresa para generar una cultura, implementar, evaluar y mejorar un sistema de gestión, perfectamente se puede aprovechar para implementar simultáneamente otro, en este caso el Sistema de Gestión de la Calidad, siempre y cuando este ya esté documentado.

Concluyendo, implementar un sistema de gestión, en este caso el SG-SST que es de carácter obligatorio, involucra unos costos en dinero y tiempo del personal que, si se actúa inteligentemente, y un poco de esfuerzo adicional, se puede implementar simultáneamente el Sistema de Gestión de la Calidad.

 

Las APIMAs: Acciones Para Impulsar la Mejora y el Aprendizaje

A través de mi experiencia como consultor en Sistemas Integrados de Gestión, me he encontrado que en el manejo de las acciones correctivas, preventivas o de mejora que se generan en el quehacer diario de la organización, se presentan algunos de los siguientes problemas:

• No es clara la diferencia entre las tres clases de acciones: correctivas, preventivas y de mejora y por lo tanto su manejo es indiferenciado.
• No hay un sólo responsable de hacer control de las acciones correctivas, preventivas y de mejora (no me refiero a la ejecución de las acciones, sino de hacer el control de su ejecución) por lo que la responsabilidad recae en varios actores y al realizar la revisión por la dirección o una auditoría se presenta un caos total.
• Por lo general, de las inspecciones, auditorías, investigaciones de accidentes, revisiones por la dirección, entre otros instrumentos, se generan Planes de Acción que dan como resultados acciones correctivas, preventivas o de mejora. Lamentablemente, estos planes de acción, en muchas ocasiones se quedan sólo en eso, planes, por no existir una herramienta que permita hacer el control de su ejecución en forma centralizada.
• En ocasiones se generan acciones correctivas, preventivas o de mejora para solucionar situaciones de poca importancia o de muy sencilla y garantizable solución, las cuales podríamos llamar contingencias o anomalías. Generar acciones correctivas, preventivas o de mejora para anomalías o contingencias, lo único que hace es congestionar el sistema.

Debido a lo anterior, en las organizaciones en las que realizo mi trabajo, he diseñado e implementado dos herramientas que han probado su efectividad. Una es el formato APIMA: Acción Para Impulsar la Mejora y el Aprendizaje, con el cual busco generar la conciencia del por qué y para qué se generan acciones correctivas, preventivas y de mejora.

A continuación encontrarán el formato de APIMAs que utilizo para el control y la mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

La segunda herramienta es un registro en excel que me permite hacer el control de las APIMAs y generar, casi que automáticamente, los resultados y gráficas de los siguientes indicadores de gestión:

• Índice de cumplimiento por período de APIMAs, acciones correctivas, preventivas y de mejora.
• Índice de ejecución por período de AOIMAs, acciones correctivas, preventivas y de mejora.
• Eficacia en el cierre de las APIMAs.
• Efectividad en el cierre de las APIMAs.

Ejemplo:

En otro post compartiré el instructivo para el diligenciamiento del Formato APIMAs y posteriormente el registro para el control de las mismas.

Los Factores Claves de Éxito en la implementación del SG.SST

• Conocer, en todo momento, la situación de la empresa respecto a la seguridad y salud de sus trabajadores.
• Tener claros objetivos del SG-SST a corto, mediano y largo plazo.
• Priorizar y volver a priorizar las acciones del SG-SST a ser ejecutadas con el fin de optimizar los recursos económicos y de personal.
• Contar con una guía de acción y un plan operativo para el desarrollo del SG-SST.
• Seguir estrictamente un cronograma, día a día, de las acciones a realizar en el desarrollo del SG-SST.
• La participación activa de todos los actores en el SG-SST.
• Integración del SG-SST con los demás sistemas de gestión de la empresa  y de los elementos del mismo sistema entre sí.
• Ajustar, a la mayor brevedad, el SG-SST cada vez que se presente un cambio significativo en la empresa o el entorno.
• Dejar registro de todas las acciones tendientes a conservar y mejorar el SG-SST.
• Evaluar permanentemente el SG-SST.
• Garantizar el real mejoramiento continuo del SG-SST.