Modelos modernos para la diagramación de procesos

Con esta entrada busco poder ayudar a las compañías con información que les permita una mejor toma de decisión sobre cual metodología usar para la diagramación de sus procesos.

Por lo general, la descripción de un proceso implica la elaboración de dos documentos totalmente diferentes. Por un lado hay un documento escrito, que puede ser tipo libreto o en un formato preestablecido, que se denomina Ficha de Proceso o Caracterización del Proceso. El segundo documento corresponde a un diagrama de proceso, de los cuales existen diversos modelos. 

En esta entrada, mostraré varias metodologías para realizar la diagramación de los procesos, en que se diferencian cada una de ellas y cuales son sus ventajas y desventajas.

Diagrama de flujo tradicional o flujograma: 

Este diagrama se basa en la combinación de un grupo pequeño de símbolos:

Aunque diferentes software de modelación de procesos suman otros símbolos: conectores, almacenamientos físicos, entre otros, los símbolos presentados arriba son la base de la mayoría de los flujogramas.

Un flujograma, mostrado parcialmente, realizado con la metodología tradicional, luciría así:

• Ventajas: 
• Los diagramas de flujo tradicionales, en sus múltiples variantes,  tienen la gran ventaja de poderse realizar en muchos tipos de software que normalmente están al alcance de las empresas: Word, Excel, Power Point, y otros de acceso libre. Más información sobre como construir estos flujogramas con los programas de Office, presionando, aquí.
• Por utilizar tan pocos símbolos y que las normas de construcción son pocas y muy sencillas, construir estos diagramas es relativamente sencillo, así como lo es interpretarlos. No es necesario tener un gran nivel académico para entender un flujograma.
• Por la gran flexibilidad que permiten los software, se pueden ajustar  los diagramas de flujo de forma que sean muy estéticos, sin embargo esto mismo implica que los ajustes son muy manuales  y pueden llegar a ser engorrosos.
• Desventajas:
• A menos que se elabore en software más sofisticado que el aquí mencionado, estos diagramas no permiten que se le haga seguimiento al proceso, y mucho menos que se pueda simular situaciones específicas.
• Por lo anterior, este tipo de diagramas de flujo son recomendados para los procesos de producción que no estén automatizados, porque en los procesos administrativos o de servicios es más recomendable poder involucrar algún nivel de control desde la modelación del proceso. 

Diagramas BPMN (Businnes Process Modeling Notation):

Los diagramas BPMN utilizan símbolos básicos que se asemejan a los utilizados en los flujogramas tradicionales, pero ahí terminan las semejanzas. 

Los símbolos utilizados en los disgramas BPMN son los siguientes, en el orden de aparición: actividad, compuerta, eventos, conectores, canales y artefactos.

Si deseas ampliar más sobre los símbolos y características puedes entrar en este documento que sirve a modo de Tutorial BPMN. También se puede bajar un documento PDF en inglés muy completo sobre el tema.

Un proceso diagramado con la metodología BPMN, luciría así:

o así:

• Ventajas: 
• Los procesos diagramados a través de la metodología BPMN tiene la gran posibilidad de realizar control e inclusive simulación por el nivel de los software en los cuales se implementan: AuraPortal, Bizagi, Aris, entre otros.
• Las modificaciones que se realizan en cualquier parte del proceso, se ajustan automáticamente, lo que facilita el trámite. 
• Desventajas:
• Los diagramas BPMN permiten, en su construcción, un mayor nivel de flexibilidad y de uso de "artefactos" (así se denominan estos símbolos) creados por el usuario, lo que dificulta la interpretación por parte de muchas personas.
• Desde mi parecer, estos diagramas no son muy estéticos.
• Por último, si se desea implementar un proyecto a gran escala, necesariamente se requerirá hacer la inversión en el software.

Diagramas IDEF0 (IDEF cero):

Estos diagramas se basan en las más conocida de las metodologías IDEF (Integration DEFinition). IDEF0 permite representar de manera estructurada y jerarquizada las actividades que hacen parte de un proceso y los objetos o datos que soportan la interacción de dichas actividades.

Los siguientes son algunos de los símbolos utilizados en la metodología IDEF0:

Un proceso diagramado con la metodología IDEF0, luciría así:

 Más información sobre esta metodología aquí: Presentación Power Point sobre IDEF0 y Tutorial en inglés

• Ventajas: 
• Al poseer muy pocos símbolos y unas reglas mínimas, es fácil de construir y de leer por cualquiera.
• La metodología IDEF0 permite con un mismo tipo de gráfico mostrar desde el mapa de procesos general hasta la más sencilla de las actividades. Es posible realizar un despliegue total.
• En la actualidad existen varios software que permiten trabajar con los gráficos IDEF0 y que son de bajo costo. Entre ellos están: iGrax, BPWin, entre otros.
• Desventajas:
• El hecho de contar con tan pocos símbolos, hace que los gráficos IDEF0 carezcan de información y por lo tanto el usuario puede llegar a necesitar un alto nivel de abstracción para entender todo el contexto.
• Los diagramas IDEF0 pueden llegar a tal grado ser tan desagregado que pueden llegar a ser difíciles de leer para quien no tenga experiencia.

En otra entrada trataré la metodología IDEF3, la cual es un avance respecto a la IDEF0.